Ruimte en toegang voor de opstelling
Bespreek waar de DJ staat en waar de dansvloer komt. Deel de afmetingen van die plek en foto’s waarop deuren, doorgangen en meubels zichtbaar zijn. Meld een trap, lift, lange looproute of beperkt losmoment. Die gegevens helpen bij de keuze van de opstelling.
Ga niet uit van één vaste ruimte-eis voor iedere show. De gekozen techniek en de indeling van de zaal bepalen wat past. Laat de locatie aangeven welke routes en plekken vrij moeten blijven en bespreek dit met de DJ voordat je de zaal definitief indeelt.
Opbouwtijd en wisselingen in dezelfde zaal
Vraag wanneer de locatie toegankelijk is en wanneer gasten binnenkomen. Vermeld of de ruimte eerst voor een ceremonie of diner wordt gebruikt. Afbouwen van tafels en opbouwen van een DJ-show vragen afstemming; plan dit niet als twee losse afspraken op hetzelfde moment.
Spreek af wie de zaal overdraagt en wat er klaarstaat. Meld een andere speelplek voor de borrel of een buitenprogramma. Zo’n wisseling kan extra techniek of tijd vragen en hoort bij de offerte, niet bij een aanname op de dag zelf.
Stroom en locatievoorwaarden bevestigen
Laat de locatie aangeven welke aansluitingen beschikbaar zijn, waar ze zitten en wie daarover contactpersoon is. Vertel welke andere leveranciers dezelfde voorzieningen gebruiken. De DJ kan daarna bespreken wat de gekozen opstelling vraagt.
Gebruik geen algemeen aantal stopcontacten of een eigen rekensom als zekerheid. De locatie en betrokken technische partijen moeten de situatie bevestigen. Voor buitengebruik, tijdelijke opstellingen of bijzondere effecten vraag je de voorwaarden afzonderlijk op. De afspraken van jouw locatie bepalen wat mogelijk is.
Geluid, speeches en eindtijd
Vraag naar de afgesproken geluidgrenzen, eventuele begrenzer en de tijd waarop muziek stopt. Meld of er andere activiteiten in hetzelfde gebouw plaatsvinden. Zet deze informatie in de briefing, zodat iedereen dezelfde afspraken gebruikt.
Geef ook aan waar mensen spreken en wie ze aankondigt. Bespreek microfoon en startsein. Bij DJ en MC lees je over muziek en presentatie; het praktische programma bepaal je met je organisator en locatie.
Deze gegevens leg je naast de offerte
Loop datum, adres, verwachte gasten, toegangsroute, opbouwtijd, speeltijden, stroominformatie, geluidafspraken en eindtijd samen langs. Benoem extra speelplekken en effecten als die gewenst zijn. Bewaar de bevestiging van de locatie bij je programma.
Vergelijk daarna de gekozen show met de actuele pakketten. Extra uren, techniek en bijzondere locatiekosten spreken we vooraf af. De voorbereiding helpt bij een passend voorstel; ze bevestigt geen beschikbare datum of boeking.
